업무파일 관리 팁 8가지 공유

 

회사업무에 있어서 늘어만가는 파일에 대하여 고민이 많으실줄로 압니다.

저도 역시 매년 늘어가는 파일들과 찾고싶을때 찾기어려운 상황들이 어려움으로 지속되고 있습니다. 

그래도 아래 팁으로 우선 대응이 가능하며, 향후 물론 지속적이고 세밀한 팁도 필요할것입니다.

 

1. 폴더명 , 파일명이 제일 중요합니다.

 - 집주소를 헤깔리게 분류하면 이후 찾기가 어려워집니다.

 - 파일을 내려받을때 집주소가 복잡하면 시간소모가 많아집니다.

 - 파일명이 불명확하면 매번 열어보고 확인해야하는 불편함이 생깁니다.

2. 정렬을 위해 중요순위로 순서폴더 활용합니다.

 - 폴더는 지속적으로 자리바꿈이 좋지는 않습니다.

 - 처음 생성될때 중요도를 체크하여 폴더 번호를 생성해줍니다.

 - 중요도가 떨어지는 폴더는 향후 병합되기 쉽습니다.

3. 날짜로 묶어 관리하는 방법도 활용합니다.

 - 중분류정도 폴더에 날짜별로 업데이트가 시작되면 좋습니다.

 - 예) 업무 -> 업체명 -> 날짜별 이슈폴더 생성 (장점 : 시간순서대로 정리가 되어, 시간이 지날수록 효과가 증대됩니다.) 

4. 정보는 업데이트하면서 개선합니다.

 - 업데이트 없이는 계속 복잡해집니다 

 - 계속적인 첨삭은 파일관리에 기본입니다.

5. 가장중요한 백업 생활화 (크라우드, 외장하드) 합니다.

 - 백업은 반드시 합니다.

6. 폴더의 깊이는 3단계로 깊지 않도록 주의합니다. (대분류, 중분류, 소분류)

 - 분류가 너무 깊은것은 미로와 같습니다. 되도록 얕게 구성합니다.

7. Q-dir 활용합니다. (화면에 폴더 4개창 확인가능)

 

https://q-dir.softonic.kr/

Q-Dir

  8. 파일을 찾아검색해주는 프로그램도 매우 좋습니다.

 - 에브리띵 프로그램 추천

 

 

https://seolongtail.tistory.com/45

voidtools _모든폴더를 검색해주는 프로그램